RFP360: Tecnoloxía emerxente para sacar a dor das RFP

RFP360

Pasei toda a miña carreira en vendas e mercadotecnia de software. Apureime por traer clientes potenciais, acelerar o ciclo de vendas e gañar ofertas, o que significa que investín centos de horas da miña vida pensando, traballando e respondendo ás ofertas de compra, un mal necesario á hora de gañar novos negocios. .

Os RFP sempre se sentiron como unha persecución de papel interminable: un proceso miserablemente lento que inevitablemente requiría buscar respostas da xestión de produtos, executar conflitos legais, solucionar problemas con TI e confirmar números con financiamento. Os que o coñecen saben: a lista continúa. Os profesionais de mercadotecnia, vendas e desenvolvemento de negocios pasan infinidade de horas revisando de xeito ineficaz respostas anteriores a preguntas repetitivas, perseguindo respostas a novas preguntas, verificando a información e buscando aprobacións unha e outra vez. O proceso é complexo, leva moito tempo e supón un esforzo nos recursos de calquera organización. 

A pesar da rápida evolución da tecnoloxía, para moitas empresas, o proceso de RFP cambiou moi pouco desde as miñas experiencias ao comezo da miña carreira hai máis dunha década. Os equipos de mercadotecnia seguen utilizando procesos manuais para xuntar propostas, empregando respostas extraídas de calquera número de fontes que poden residir en follas de cálculo de Excel, documentos compartidos de Google e incluso arquivos de correo electrónico.

Dito isto, non só desexamos desesperadamente que o proceso de RFP fose máis eficiente, senón que a industria comeza a demandalo, que é o lugar onde o software emerxente ten un enorme impacto na paisaxe de RFP.

Beneficios do software RFP

Máis alá de facer menos dolorosa a construción dunha RFP; establecer un proceso rápido e repetible para as solicitudes de ofertas pode ter un impacto directo nos ingresos. Aquí é onde intervén a tecnoloxía emerxente de RFP.

O software RFP centraliza e cataloga as preguntas e respostas máis comúns nunha biblioteca de contidos. A maioría destas solucións están baseadas na nube e admiten a colaboración en tempo real entre xestores de propostas, expertos en materia e aprobadores de nivel executivo.

En particular, RFP360 permite aos usuarios rapidamente: 

  • Garda, busca e reutiliza contido cunha base de coñecemento personalizada
  • Traballa con compañeiros de traballo na mesma versión dun único documento
  • Asigne preguntas, faga un seguimento do progreso e automatice recordatorios
  • Automatiza as respostas con IA que identifica as preguntas e selecciona a resposta correcta
  • Acceda á base de coñecemento e traballe en propostas en Word, Excel e Chrome con complementos.

Respondedor de escritorio

Como resultado, os usuarios dun RFP360A solución de xestión de propostas informou de que foron capaces de reducir drasticamente os tempos de resposta totais, aumentar o número de RFP que son capaces de completar e, ao mesmo tempo, mellorar as súas taxas de vitorias.

Este ano respondemos a un 85 por cento máis de ofertas de pedidos que o ano pasado e aumentamos a nosa taxa de avance nun 9 por cento.

Erica Clausen-Lee, directora de estratexia de InfoMart

Con respostas máis rápidas, terás máis oportunidades xerais para ofrecer respostas consistentes, precisas e eficientes que sexan máis propensas a gañar o negocio.

Aumentar a coherencia das RFP

Usando a Base de coñecemento da plataforma, os usuarios poden almacenar, organizar, buscar e reutilizar facilmente o contido da proposta pasada, dándolles unha vantaxe nas respostas de RFP. Un centro centralizado para o contido das propostas impide ao seu equipo volver a escribir as respostas existentes, o que lle permite recompilar datos e manter as mellores respostas para o seu uso futuro.

Temos a seguridade de saber que o noso coñecemento é seguro e consistente. Non nos preocupamos de que perderemos experiencia en pemes se alguén deixa ou toma unhas vacacións. Non pasamos horas buscando respostas anteriores e intentando descubrir quen está facendo porque todas as preguntas e respostas están alí mesmo na RFP360.

Beverly Blakely Jones de National Geographic Learning | Estudo de caso Cengage

Mellorar a precisión de RFP 

Respostas incorrectas ou obsoletas poden ser complicadas de atrapar, incluso para o membro do equipo con máis experiencia. Cando se empareja co prazo de xiro rápido que se produce normalmente nunha proposta de compra, o risco de fornecer información composta con erros. Por desgraza, a información inexacta tamén pode resultar extremadamente custosa porque pode custarlle o mesmo negocio que pretende realizar. Unha resposta incorrecta de RFP pode levar á exclusión da consideración, negociacións prolongadas, atrasos na contratación ou peor.

O software de RFP baseado na nube soluciona este problema ao permitir aos equipos actualizar as súas respostas desde calquera lugar e momento coa confianza de saber que o cambio se reflicte en todo o sistema.

Por exemplo, este tipo de funcionalidade é unha excelente ferramenta para ter cando un produto ou servizo sofre actualizacións frecuentes que precisan incluírse nunha resposta estándar. En moitos casos, ante este tipo de cambios, os equipos deben executar un organigrama enteiro para garantir que as actualizacións se adopten institucionalmente e despois facer un seguimento con cada membro para asegurarse de que se fixeron a nivel individual, ao mesmo tempo que comprobaron cada proposta antes de que saír. É esgotador.

O software RFP baseado na nube xestiona estes cambios para todo o negocio e serve como un centro de compensación único para o contido en evolución.

Mellorar a eficiencia da RFP

O maior beneficio do software de RFP é a rapidez coa que se mellora a eficiencia; ao seu xeito, o tempo que leva construír unha RFP usando este tipo de tecnoloxía é comparable á diferenza entre conducir costa a costa e voar. Moitas solucións de software RFP, incluída RFP360, tamén están baseadas na nube, o que permite unha rápida implantación, o que significa que os resultados son case instantáneos.

Time to value (TtV) é a idea de que hai un reloxo que rastrexa o tempo que leva un cliente desde o contrato asinado ata o "momento ah-ha" cando entenden completamente o valor e desbloquean o potencial do software. Para o software RFP, este momento normalmente ocorre poucas semanas despois da sinatura do contrato cando o usuario traballa co equipo de experiencia do cliente na súa primeira RFP. As respostas estándar e a primeira proposta cárganse ao sistema, despois o momento ah-ha: o software recoñece as preguntas e insire as respostas correctas, completando de media ao redor do 60 ao 70 por cento da RFP, nun momento. 

Descubrimos que a interface de RFP360 era a máis intuitiva e fácil de instalar e funcionar. Houbo unha curva de aprendizaxe moi mínima para nós e permitiu que o noso rendemento aumentase case de inmediato.

Emily Tippins, administradora de vendas de Mantemento Swish | Caso práctico

A evolución do proceso de RFP devolve aos usuarios tempo para centrarse en iniciativas estratéxicas de nivel superior. 

Definitivamente fíxonos máis eficientes. A RFP360 devolveunos o tempo e permitiunos escoller e escoller os nosos proxectos. Xa non estamos frenéticos. Podemos respirar profundamente, centrarnos en ser estratéxicos e asegurarnos de que estamos escollendo os proxectos axeitados e ofrecendo respostas de calidade.

Brandon Fyffe, asociado de desenvolvemento de negocios en CareHere

Imprescindibles tecnoloxías de RFP

  • Negocios máis alá das RFP - O software de resposta non é só para RFP, tamén pode xestionar solicitudes de información (RFIs), cuestionarios de seguridade e debida dilixencia (DDQ), solicitudes de cualificación (RFQ) e moito máis. A tecnoloxía pode usarse para calquera tipo de formulario de preguntas e respostas normalizado con respostas repetibles.
  • Mellor usabilidade e soporte - Non todos os que traballan en RFP son superusuarios. Os RFP requiren a entrada de moitos departamentos e expertos en materias con diferentes niveis de habilidade técnica. Escolla unha solución fácil de usar e intuitiva cunha excelente atención ao cliente.
  • Experiencia e estabilidade - Como ocorre con calquera provedor de tecnoloxía SaaS, pode esperar actualizacións e melloras periódicas da súa tecnoloxía de RFP, pero asegúrese de que a compañía teña a experiencia para ofrecer funcións realmente útiles coas que pode contar.
  • Base de Coñecemento  - Toda solución de RFP debe incluír un centro de contido de busca que permita aos seus usuarios colaborar facilmente e proporcionar actualizacións das respostas que se lles asignaron. Busque unha solución que aproveite a IA para facer coincidir as preguntas comúns coas súas respostas.
  • Complementos e integracións intelixentes - A tecnoloxía RFP debería funcionar cos programas que usa. Busque complementos que lle permitan usar a súa base de coñecemento mentres traballa na súa resposta en programas como Word ou Excel. O software tamén debe integrarse con aplicacións clave de CRM e produtividade para soportar perfectamente os seus procesos de RFP existentes.

Perda menos tempo e gaña máis ofertas

Os RFP están sobre gañar. Están deseñados para axudar ao comprador a decidir quen é o mellor e canto máis rápido poida demostrar que a súa empresa se axusta á conta, mellor será. O software RFP acelera o seu proceso para que o considere máis rápido, peche máis empresas e lle dea aínda máis oportunidades de gañar.

A medida que os equipos de mercadotecnia se aliñan e colaboran aínda máis coas operacións de ingresos, a tecnoloxía RFP faise aínda máis crucial para o proceso. A demanda de respostas rápidas de RFP non vai desaparecer. Polo tanto, non agardes a que non poidas aguantar máis para adoptar tecnoloxía que che aforrará tempo nos teus RFP. Os teus competidores seguramente non o farán.

Solicita unha demostración de RFP360

¿Que pensas?

Este sitio usa Akismet para reducir o spam. Aprende a procesar os teus datos de comentarios.