Deduplicación: mellores prácticas para evitar ou corrixir datos de clientes duplicados

Mellores prácticas para a desduplicación de datos para CRM

Os datos duplicados non só reducen a precisión dos datos empresariais, senón que compromete a calidade da experiencia do cliente. Aínda que todo o mundo afronta as consecuencias dos datos duplicados (xestores de TI, usuarios comerciais, analistas de datos), ten o peor impacto nas operacións de mercadotecnia dunha empresa. Como os comerciantes representan a oferta de produtos e servizos da compañía na industria, os datos pobres poden deteriorar rapidamente a reputación da súa marca e levar a ofrecer experiencias negativas aos clientes. Os datos duplicados no CRM da empresa ocorren debido a unha serie de razóns.

Desde un erro humano ata que os clientes proporcionan información lixeiramente diferente en diferentes momentos da base de datos da organización. Por exemplo, un consumidor lista o seu nome como Jonathan Smith nun formulario e Jon Smith no outro. O desafío agrávase cunha base de datos en crecemento. A miúdo é cada vez máis difícil para os administradores facer un seguimento da base de datos e rastrexar os datos relevantes. Cada vez é máis difícil asegurar que a base de datos da organización siga sendo precisa ".

Natik Ameen, experta en marketing en Canz Marketing

Neste artigo, analizaremos os diferentes tipos de datos duplicados e algunhas estratexias útiles que os comerciantes poden usar para deduplicar as bases de datos da súa empresa.

Diferentes tipos de datos duplicados

Os datos duplicados adoitan explicarse como unha copia do orixinal. Pero hai diferentes tipos de datos duplicados que engaden complexidade a este problema.

  1. Duplicados exactos na mesma fonte – Isto ocorre cando os rexistros dunha fonte de datos se transfiren a outra fonte de datos sen ter en conta ningunha técnica de coincidencia ou fusión. Un exemplo sería copiar información do CRM a unha ferramenta de marketing por correo electrónico. Se o teu cliente se subscribiu ao teu boletín informativo, entón o seu rexistro xa está presente na ferramenta de marketing por correo electrónico e ao transferir datos do CRM á ferramenta creará copias duplicadas da mesma entidade. 
  2. Duplicados exactos en varias fontes – Os duplicados exactos en múltiples fontes adoitan xurdir debido ás iniciativas de copia de seguridade de datos nunha empresa. As organizacións tenden a resistir as actividades de purga de datos e son propensas a almacenar todas as copias dos datos que teñen á man. Isto leva a fontes dispares que conteñen información duplicada.
  3. Duplicados variados en varias fontes – Tamén poden existir duplicados con información variable. Isto adoita ocorrer cando os clientes pasan por cambios de apelido, cargo, empresa, enderezo de correo electrónico, etc. E dado que hai diferenzas notables entre os rexistros antigos e novos, a información recibida trátase como unha entidade nova.
  4. Duplicados non exactos na mesma ou varias fontes – Un duplicado non exacto é cando un valor de datos significa o mesmo, pero se representa de diferentes xeitos. Por exemplo, o nome Dona Jane Ruth podería gardarse como Dona J. Ruth ou DJ Ruth. Todos os valores de datos representan o mesmo pero cando se comparan mediante técnicas sinxelas de coincidencia de datos, considéranse non coincidencias.

A deduplicación pode ser un proceso moi complexo xa que os consumidores e as empresas adoitan modificar os seus datos de contacto ao longo do tempo. Hai variacións na forma en que introducen todos os campos de datos: desde o seu nome, enderezo(s) de correo electrónico, enderezo residencial, enderezo comercial, etc.

Aquí tes unha lista de 5 mellores prácticas de deduplicación de datos que os comerciantes poden comezar a usar hoxe.

Estratexia 1: facer comprobacións de validación na entrada de datos

Debería ter controis de validación estritos en todos os sitios de entrada de datos. Isto implica asegurarse de que os datos de entrada se axustan ao tipo de datos, formato e mentiras necesarios entre intervalos aceptables. Isto pode contribuír en gran medida a que os teus datos sexan completos, válidos e precisos. Ademais, é fundamental que o teu fluxo de traballo de entrada de datos non só estea configurado para crear novos rexistros, senón que primeiro busca e busca se o conxunto de datos contén un rexistro existente que coincida co que entra. E neses casos, só atopa e actualiza, en lugar de crear un novo rexistro. Moitas empresas incorporaron controis para que o cliente tamén resolva os seus propios datos duplicados.

Estratexia 2: realizar a deduplicación mediante ferramentas automatizadas

Use o autoservizo software de deduplicación de datos que pode axudarche a identificar e limpar os rexistros duplicados. Estas ferramentas poden estandarizar datos, atopan con precisión coincidencias exactas e non exactas, e tamén reducen o traballo manual de buscar a través de miles de filas de datos. Asegúrese de que a ferramenta ofrece soporte para importar datos dunha gran variedade de fontes, como follas de Excel, base de datos CRM, listas, etc.

Estratexia 3: Utiliza técnicas de deduplicación específicas de datos

Dependendo da natureza dos datos, a deduplicación de datos realízase de forma diferente. Os comerciantes deben ter coidado ao deducir datos porque o mesmo pode significar algo diferente en varios atributos de datos. Por exemplo, se dous rexistros de datos coinciden nun enderezo de correo electrónico, hai unha alta probabilidade de que sexan duplicados. Pero se dous rexistros coinciden no enderezo, non é necesariamente un duplicado, porque dúas persoas que pertencen á mesma familia poderían ter subscricións separadas na túa empresa. Polo tanto, asegúrese de implementar actividades de deduplicación, fusión e purga de datos segundo o tipo de datos que conteñan os seus conxuntos de datos.

Estratexia 4: acadar o récord de ouro mestre a través do enriquecemento de datos

Unha vez que determinou a lista de coincidencias que existen na súa base de datos, é fundamental analizar esta información antes de que se poidan tomar decisións de fusión ou depuración de datos. Se existen varios rexistros para unha única entidade e algúns representan información inexacta, entón o mellor é purgar eses rexistros. Por outra banda, se os duplicados están incompletos, a combinación de datos é unha mellor opción, xa que permitirá o enriquecemento de datos e os rexistros combinados poden engadir máis valor á túa empresa. 

De calquera xeito, os comerciantes deberían traballar para acadar unha única visión da súa información de mercadotecnia, chamada récord mestre de ouro.

Estratexia 5: Seguimento dos indicadores de calidade dos datos

Un esforzo continuo para manter os seus datos limpos e deduplicados é a mellor forma de executar a súa estratexia de deduplicación de datos. Unha ferramenta que ofrece funcións de perfís de datos e xestión da calidade pode ser de gran utilidade aquí. É imperativo que os comerciantes estean atentos ao preciso, válido, completo, único e coherente dos datos que se utilizan para as operacións de mercadotecnia.

A medida que as organizacións seguen engadindo aplicacións de datos aos seus procesos de negocio, fíxose necesario que todos os comerciantes dispoñan de estratexias de deduplicación de datos. Iniciativas como o uso de ferramentas de deduplicación de datos e o deseño de mellores fluxos de traballo de validación para crear e actualizar rexistros de datos son algunhas estratexias cruciais que poden permitir unha calidade de datos fiable na súa organización.

Acerca de Data Ladder

Data Ladder é unha plataforma de xestión da calidade dos datos que axuda ás empresas a limpar, categorizar, estandarizar, deduplicar, crear perfiles e enriquecer os seus datos. O noso software de coincidencia de datos líder no sector axúdache a atopar rexistros coincidentes, combinar datos e eliminar duplicados mediante algoritmos intelixentes de coincidencia difusa e de aprendizaxe automática, independentemente de onde residan os teus datos e en que formato.

Descarga unha versión de proba gratuíta do software de coincidencia de datos de Data Ladder